Este Tribunal insta a la entidad pública demandada a procurar la observancia de lo establecido por el artículo 69 de la Ley 38 de 2000, a fin de que sus expedientes administrativos sean foliados por orden cronológico de llegadas de documentos, ya que, en este caso particular, los documentos, aparte que yacen de manera repetida, no han sido agregados al expediente administrativo de forma cronológica, apreciándose de indistintas fechas, e insertos tanto al principio, al intermedio, como al final del expediente.

Al respecto, la Sala considera oportuno señalar que los procedimientos administrativos encauzan la actividad pública a través de reglas y principios que buscan, en esencia otorgar garantías a los asociados e imprimir eficacia a las actuaciones públicas. De ahí que, en aras de preservar la integridad de una prueba documental tan fundamental como lo es el expediente que contiene el procedimiento administrativo que se surte en determinada entidad pública, instamos al Ministerio de Seguridad Pública para que adopte las medidas que sean necesarias, a fin de que sus actos y, en consecuencia, sus expedientes, sean los más claros y ordenados posible, no solo como una garantía que tiene el administrado, sino también de la propia entidad pública, dado que ello le permitirá demostrar que sus actuaciones han estado ceñidas a Derecho, y contribuir a que pueda verificarse con mayor certeza cuál es el escenario que tiene al emitir sus propias decisiones.

Sentencia de 10 de mayo de 2023. Demanda Contencioso Administrativa de Plena Jurisdicción M.C.S. c Ministerio de Seguridad Pública.

Texto del Fallo

Sobre este tema en particular, estimamos importante indicar que el expediente administrativo constituye una de las piezas fundamentales para que el Tribunal pueda formarse una acertada convicción sobre los hechos y garantice que el proceso sirva para la realización de la justicia, ya que el mismo refleja el recorrido de formación de la voluntad del acto que se emite, sustentando la decisión de la Administración.

La inexistencia del expediente administrativo genera una presunción negativa en cuanto a la validez de la actuación administrativa carente de apoyo documental, al momento de determinar la legalidad de dicha actuación.

Es por ello que, tal omisión puede obrar en contra de la Administración y crear una presunción favorable a la pretensión de la parte actora, por lo que aprovechamos la oportunidad para hacer un llamado de atención a la entidad administrativa demandada, instándola a cumplir con la responsabilidad legal contenida en el artículo 69 de la Ley N° 38 de 31 de julio de 2000, que señala que toda actuación administrativa debe constar por escrito y debe anexarse al expediente respectivo, con indicación de fecha de inicio y de archivo, salvo las excepciones de ley, la cual debe foliarse en numeración corrida, consignada con tinta u otro medio seguro, por orden cronológico de llegada de los documentos, y registrarse en un libro , computador, tarjetario o por cualquier medio de registro seguro, que permita comprobar su existencia o localización; de forma tal que se garanticen los derechos constitucionales de tutela judicial efectiva, debido proceso y defensa de los administrados.

Sentencia de 16 de marzo de 2023. Demanda Contencioso Administrativa de Nulidad E.A.O.D. c Autoridad de los Recursos Acuáticos de Panamá.

Texto del Fallo

Es pertinente aludir a la deficiente foliatura del expediente administrativo de la demandante e instar, una vez, a la entidad pública demandada, a que le dé observancia al artículo 69 de la Ley 38 de 2000 que establece que este tipo de expediente han de foliarse por orden cronológico de llegada de los documentos. Su finalidad, entre otras, es que este Tribunal examine con prontitud pertinente esta importante pieza procesal que compone el material probatorio, y deje establecido en la sentencia que dirime la causa, una certera constancia de su contenido y dónde puede confrontarse el mismo.

Sentencia de 23 de noviembre de 2022. Demanda Contencioso Administrativa de Plena Jurisdicción N.M.R.B. c Ministerio de Seguridad Pública.

Texto del Fallo